SMJERNICE O ZAŠTITI PODATAKA kandidata ZA POSAO U GRUPI JAF

1.    uvod

Grupi JAF (vidi: https://www.jaf-group.com/Gesellschaften) izuzetno je važna zaštita osobnih podataka koji se, za potrebe odvijanja natječajnog postupka, prikupljaju u vezi s potencijalnim zaposlenicima. U načelu podatke obrađujemo na transparentan način, isključivo u povezanosti sa svrhom, na ograničeno razdoblje i povjerljivo te se podaci u svakom trenutku mogu ispraviti. Ovime Vas kao kandidata za posao u Grupi JAF, točnije u društvu            J.u.A. Frischeis d.o.o. želimo informirati o aktivnostima obrade podataka.

2.    DEFINICIJE

1.    Osobni podaci su, na primjer, sljedeće informacije: ime, adresa, datum rođenja, broj socijalnog osiguranja.

2.    Obrada podataka: radnje koje se vrše u pogledu osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje.

3.    Evidencija aktivnosti obrade (evidencija postupanja): sustavan popis svih radnji u pogledu postupanja s osobnim podacima.

3.    PODRUČJE PRIMJENE SMJERNICA

Ove se Smjernice primjenjuju na osobne podatke kandidata za posao te na svako korištenje istih, neovisno je li riječ o usmenom, elektroničkom ili pisanom korištenju podataka. Temelje se na Općoj uredbi o zaštiti podataka EU-a (OUZP) te stoga vrijede za svako pojedinačno društvo (svaku pravnu osobu) u Grupi JAF. Ove se smjernice odnose na sve prijave na natječaje, neovisno o tome na koji je način neka prijava poslana (poštom, e-poštom, putem platforme za zapošljavanje, osobno). U pravilu Vaše osobne podatke, za svrhe navedene u 5. poglavlju, obrađuje ona pravna osoba kod koje se natječete za posao i JAF International Services GmbH, gdje je naš središnji ured za upravljanje ljudskim resursima.

4.   OSOBNI PODACI KOJE JAF OBRAĐUJE I KATEGORIJE PRIMATELJA

Obrađujemo sljedeće kategorije osobnih podataka, pri čemu se obim obrade može razlikovati s obzirom na radno mjesto i napredovanje molbe za posao:
1.     Podaci iz natječajne dokumentacije ako ih je kandidat naveo: ime, spol, adresa i broj telefona, datum rođenja, bračno stanje, fotografija portreta, vjeroispovijest, ime i zanimanje roditelja, profesionalna karijera, stručna znanja, podaci o obrazovanju, stručna kvalifikacija i dozvole za obavljanje profesije, poznavanje stranih jezika, pohađani tečajevi za osposobljavanje, status dozvole boravka i radne dozvole, državljanstvo i identifikacijski podaci
2.   U kasnijoj fazi natječajnog postupka (prilikom sastavljanja ugovora): broj socijalnog osiguranja, podaci o banci i računu, policijska potvrda o nekažnjavanju, broj vozačke dozvole, prometna dozvola i dosadašnji prometni prekršaji; 

Primatelji navedenih podataka uglavnom su suradnici odjela Ljudskih resursa, odnosno osobe kojima su povjerene zadaće koje se tiču osoblja te rukovodeći kadrovi i buduće nadređene osobe kandidata/kandidatkinje.

5.    SVRHE OBRADE VAŠIH OSOBNIH PODATAKA

Tijekom natječajnog postupka u  JAF-u, JAF Vaše osobne podatke obrađuje u sljedeće svrhe (glavne procese):

1.    Procjena molbi za posao;
2.    Vođenje evidencije o natječajnoj dokumentaciji uz pretpostavku da smo dobili Vašu privolu;
3.    Nasumične provjere tijekom revizija;

6.    OPRAVDANOST OBRADE PODATAKA

Postupci koje donosimo pod točkom 5. opravdani su zbog provedbe mjera koje prethode sklapanju ugovora, ispunjavanja pravnih obveza te zbog postojanja opravdanih interesa Grupe JAF (čl. 6., st. 1., toč. b), c) i f) OUZP-a).

7.   OTKRIVANJE I RAZDOBLJE POHRANE VAŠIH OSOBNIH PODATAKA

Podaci o kandidatima za posao otkrivaju se radi postizanja navedenih svrha društvu JAF International Services GmbH (osobito odjelu Ljudskih resursa navedenoga društva), potencijalnim budućim izravno nadređenim osobama kandidata, kolegama i odgovarajućem administrativnom osoblju.

Na temelju Zakona o jednakom postupanju Vašu natječajnu dokumentaciju čuvamo 7 mjeseci nakon odbijanja zamolbe.

Ako želite da Vaša molba za posao ostane u evidenciji, molimo da nas o tome izvijestite slanjem pisane obavijesti osobi za kontakt u vezi s Vašom molbom za posao. U slučaju zadržavanja molbe u evidenciji, Vaši će se podaci izbrisati najkasnije nakon 2 godine. Naravno, u svakom trenutku imate pravo opozvati svoju privolu za zadržavanje podataka u evidenciji.

8.    SREDIŠNJE AKTIVNOSTI OBRADE PODATAKA I SIGURNOSNE MJERE

Obrada podataka glavnih procesa u Grupi JAF provodi se u središnjim sustavima u Stockerauu i Beču. Stoga se i osobni podaci zaposlenika Grupe JAF iz drugih zemalja, koji se prenose u Austriju, također čuvaju u navedenim mjestima. Sigurnosne mjere koje poduzima Grupa JAF obuhvaćaju kontrole ulaska i pristupa, kontrole mogućnosti korištenja podacima,  uključujući ovlaštenja u pogledu unosa i prosljeđivanja osobnih podataka, kontrolu raspoloživosti tehnoloških sustava, uključujući sustave arhiviranja i spremanja sigurnosnih kopija te zaštitu od virusa.

9.    VAŠA PRAVA U POGLEDU VAŠIH OSOBNIH PODATAKA

Dodatne informacije o pitanjima koja nisu obuhvaćena ovim Smjernicama možete od nas zatražiti slanjem upita e-poštom na compliance@jaf-group.com (čl. 15. OUZP-a). Također od nas možete zatražiti da ispravimo Vaše osobne podatke (čl. 16. OUZP-a) odnosno da ih obrišemo ako na temelju zakona nismo prisiljeni čuvati ih (čl. 17. OUZP-a).

Osim toga, imate pravo uložiti prigovor (čl. 21. OUZP-a) i/ili možete od nas zatražiti prijenos podataka (čl. 20. OUZP-a) i/ili zahtijevati ograničenje obrade svojih podataka (čl. 18. OUZP-a).

U konačnici, uvijek imate pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu podataka, Martićeva 14, 10000 Zagreb, telefon: +385 1 4609-000, odn. e-mail: azop@azop.hr.